1. Samenstelling raad van toezicht
De raad van toezicht van ASKO kenmerkt zich als een goed team met verschillende expertise gebieden en persoonlijkheden. De leden vullen elkaar aan waardoor onderwerpen vanuit verschillende gezichtspunten worden beschouwd. Samen beschikken de leden van de raad over de noodzakelijk kennis om de strategie, de doelen van het beleid, de kwaliteit en de resultaten van het onderwijs, de organisatie en de bedrijfsvoering te kunnen beoordelen en daarnaast sparringpartner en klankbord te kunnen zijn van het college van bestuur.
De profielschets voor de raad van toezicht van ASKO beschrijft de kwalificatievereisten voor en competenties van de individuele leden van de raad van toezicht. Ook bevat de profielschets de randvoorwaarden voor het functioneren van de raad als geheel. De profielschets voldoet aan de eisen die de Code Goed Bestuur in het Primair Onderwijs stelt.
In 2023 is de samenstelling van de raad van toezicht onveranderd gebleven. Onderstaand rooster van aftreden geeft de samenstelling van de raad weer van eind december 2023:
In verband met het vertrek van mevrouw Deckers per 31 december 2023 is de raad van toezicht in september 2023 een wervingsprocedure gestart. De GMR en het college van bestuur hebben advies uitgebracht over het wervingsprofiel. In december 2023 heeft de raad van toezicht besloten om - passend binnen de richtlijnen in de statuten – de raad van toezicht uit te breiden naar zes leden. Met deze uitbreiding anticipeert de raad van toezicht op het tegelijkertijd aflopen van de zittingstermijn van twee leden eind 2025. Op deze manier ontstaat een evenwichtig rooster van aftreden waarmee de continuïteit van het toezicht geborgd is. Ook wordt de bezetting van commissie hiermee evenredig verdeeld. De raad van toezicht heeft vervolgens mevrouw Sultan Kara en de heer Harold Maduro benoemd als lid van de raad van toezicht per 1 januari 2024.
1.1. Onafhankelijkheid en belangenverstrengeling
De leden van de raad van toezicht dienen onafhankelijk te zijn en belangenverstrengeling tegen te gaan. Dit is vastgelegd in artikel 11 van de statuten en artikel 1 en 5 van het reglement van de raad van toezicht. De raad van toezicht is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, van het college van bestuur en van welk deelbelang dan ook, onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Onderstaand overzicht toont de primaire functie en nevenfuncties van de leden van de raad van toezicht op 31 december 2023.
De raad van toezicht heeft geconstateerd dat er in 2023 geen sprake is geweest van belangenverstrengeling.
2. Hoe het toezicht is vormgegeven
2.1. Taken en rollen van de raad van toezicht
De raad van toezicht en het college van bestuur zijn beide verantwoordelijk voor de naleving van de geldende Code Goed Bestuur PO.
Het college van bestuur van ASKO is eindverantwoordelijk voor en belast met het besturen van de organisatie en het vervullen van de maatschappelijke opdracht van ASKO, die tot uiting komt in de strategische doelstellingen van de organisatie. De raad van toezicht houdt toezicht op het bestuur en het reilen en zeilen van de organisatie. Daarnaast is de raad van toezicht klankbord voor het college van bestuur en staat het college van bestuur daarbij met advies terzijde. De taken van de raad van toezicht en het college van bestuur zijn uitgewerkt in de statuten, het reglement raad van toezicht en het reglement college van bestuur.
Op grond van artikel 10 lid 3 van de statuten is goedkeuring van de raad van toezicht benodigd voor een aantal specifieke bestuursbesluiten. Vanuit zijn onafhankelijke positie beoordeelt de raad van toezicht de integraliteit en integriteit van de besluitvorming tegen de achtergrond van de relevante belangen van alle belanghebbenden van ASKO. Naast de formele rollen van toezichthouder, werkgever en klankbord vindt de raad van toezicht het van belang een eigen meerwaarde voor ASKO te bieden.
De raad van toezicht ziet erop toe dat de uitvoering van het beleid in lijn is met het koersplan en met de financiële meerjarenbegroting van ASKO. De raad houdt niet alleen toezicht op de systeemwereld, maar ook nadrukkelijk op het onderwijs. De raad investeert daartoe nadrukkelijk in het verkrijgen van ‘zachte’ informatie tijdens en tussen de vergaderingen, bijvoorbeeld door directeuren uit te nodigen tijdens vergaderingen en door schoolbezoeken.
De raad houdt toezicht op de wijze waarop het college van bestuur de relaties met stakeholders onderhoudt. Daarnaast heeft de raad zelf contact met de interne stakeholders en draagt de raad zorg voor een goede afstemming en werkrelatie met de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad. De ontmoeting van externe stakeholders gebeurt in principe in afstemming met het college van bestuur, waarbij de maatschappelijke opdracht van ASKO voorop staat.
De raad van toezicht is werkgever van het college van bestuur en daarmee verantwoordelijk voor de inrichting van de topstructuur en de aanstelling, beoordeling, ontwikkeling, beloning, schorsing en het ontslag van het college van bestuur. Hierbij is de raad van toezicht zich bewust van de formele kant van zijn toezicht op de besturing en de maatschappelijke opdracht van ASKO, en ook van de spanning die deze beide perspectieven kunnen meebrengen.
De raad is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren en heeft zijn taken en werkwijze vastgelegd in het reglement. De raad is verder aanspreekbaar op de realisatie van de maatschappelijke opgave door de organisatie. De raad van toezicht legt verantwoording af over de eigen taken en verantwoordelijkheden en over de wijze waarop de raad toezicht gehouden heeft op de realisatie van de maatschappelijke opgave. Dat gebeurt in het jaarverslag, op de website en ook tijdens contacten met belanghebbenden.
2.2. Commissies van de raad van toezicht
Vaste commissies bevorderen een goede informatievoorziening aan de raad van toezicht. Zij ondersteunen en adviseren de raad van toezicht bij de onafhankelijke uitvoering van het toezicht. De raad van toezicht heeft de volgende commissies ingericht:
- Auditcommissie Bedrijfsvoering en Huisvesting:
Deze auditcommissie toetst gevraagd en ongevraagd de kwaliteit van de besturing van ASKO op alle aspecten van bedrijfsvoering en huisvesting en de ontwikkeling daarvan. Zij richt zich daarmee op de voorbereiding van de vergaderingen van de gehele raad van toezicht. De commissie monitort onder meer de ontwikkelingen op basis van de financiële rapportages en actualiteitenrapportages. - Commissie Onderwijskwaliteit:
De commissie Onderwijskwaliteit is gestart in het najaar van 2023. Deze commissie toetst gevraagd en ongevraagd de kwaliteit van de besturing van ASKO op aspecten van onderwijskwaliteit en sociale en fysieke veiligheid, en de ontwikkeling daarvan. Daarmee richt zij zich ook op de voorbereiding van de vergaderingen van de gehele raad van toezicht. De commissie bespreekt met het college van bestuur de ontwikkelingen en ambities over onderwijskwaliteit en veiligheid op scholen. - Remuneratiecommissie:
De commissie doet recht aan de werkgeversfunctie van de raad van toezicht in de zorg naar het bestuur. De commissie adviseert de raad van toezicht bij de selectie en benoeming van leden van het college van bestuur en raad van toezicht, het vaststellen van de honorering en de overige arbeidsvoorwaarden van de raad van bestuur, en ook de honorering van de voorzitter en leden van de raad van toezicht. De commissie voert jaarlijks beoordelingsgesprekken met de leden van het college van bestuur.
3. Ontwikkeling raad van toezicht
Jaarlijks voert de raad van toezicht een zelfevaluatie uit. In 2023 heeft de raad van toezicht onder leiding van een externe deskundige de zelfevaluatie uitgevoerd. De raad van toezicht heeft naar aanleiding van de evaluatie de volgende ontwikkelpunten en acties opgepakt:
- De kwaliteit van ondersteunen aan de raad van toezicht borgen.
- Naast de formele overleggen met het bestuur is er behoefte aan meer informele contacten
- Vooroverleg goed benutten en na de vergadering reflecteren
- Commissie Onderwijskwaliteit inrichten.
Opleiding en persoonlijke ontwikkeling
Leden van de raad van toezicht hebben in 2023 zowel individueel als gezamenlijk opleidingen, trainingen en workshops gevolgd. De leden delen de opgedane kennis.
- Kwaliteit van het onderwijs – Online Lunch College van VTOI/NVTK
- Masterclass Digitale Transformatie (M&I)
- Nieuw leiderschap (Ebbinge)
- Verantwoord gebruik van AI (van Doorne)
- Masterclass Oprecht verbinden
Actualiteiten medezeggenschapsrecht (van Doorne)
4. Toezicht op doelmatigheid
Bij het toezicht op de besteding van middelen is de door het bestuur en controller opgestelde (meerjaren)begroting leidend. De meerjarenbegroting geeft daarbij het meerjarig perspectief; de jaarbegroting is het instrument waarmee goedkeuring wordt verleend om uitgaven te doen. Deze begroting is door de auditcommissie besproken met het college van bestuur en de controller. Specifieke aandacht ging daarbij uit naar de verwerking van kosten groot onderhoud en de invloed van de stelselwijziging op de meerjarenbegroting groot onderhoud. De raad van toezicht heeft besloten de goedkeuring van de meerjarenbegroting 2024-2027 op te schorten tot begin 2024 omdat een nadere analyse van de effecten van de stelselwijziging meerjarengrootonderhoud goed te doorgronden. Voor de raad van toezicht is de meerjarenbegroting een belangrijk instrument voor het volgen van het lange termijn financiële beleid. Begin 2024 is de meerjarenbegroting 2024 – 2027 alsnog goedgekeurd.
De raad van toezicht heeft in de vergadering van juni in aanwezigheid van de externe accountant het accountantsverslag, het bestuursverslag en de jaarrekening 2022 besproken en goedgekeurd. De raad van toezicht heeft de diverse tussentijdse financiële rapportages besproken om te toetsen hoe het bestuur omgaat met de sturing en beheersing van de financiële resultaten. In de vergadering van december heeft de raad de managementletter besproken in aanwezigheid van de accountant.
De raad van toezicht signaleerde dat een aantal keer bepaalde activiteiten niet konden worden uitgevoerd, bijvoorbeeld vanwege andere prioriteiten. Op dat moment worden middelen anders of op een later moment ingezet.
5. Vergaderingen en bijeenkomsten
5.1. Vergaderingen
De raad van toezicht heeft in 2023 vijf keer vergaderd in aanwezigheid van het college van bestuur. In november heeft de raad van toezicht een extra vergadering ingelast, waarin het college van bestuur de meerjarenbegroting 2024 – 2027 heeft toegelicht en de verwerking van kosten groot onderhoud.
Naar aanleiding van een klacht op een van de scholen, heeft de raad van toezicht opdracht gegeven voor een extern onderzoek naar grensoverschrijdend gedrag. In dit kader heeft de raad van toezicht in het voorjaar zesmaal vergaderd.
In het kader van de bestuursoverdracht van St. KBA Nw.-West heeft in juni een ontmoeting plaatsgehad met de raad van toezicht van KBA ter gelegenheid van de ondertekening van het definitieve besluit.
De auditcommissie heeft in 2023 ook vijf keer vergaderd in aanwezigheid van het college van bestuur. Een extra vergadering is ingelast om de financiële ontwikkelingen in relatie tot de meerjarenbegroting door te spreken. De commissie onderwijskwaliteit heeft in 2023 twee keer overlegd met het college van bestuur. Het eerste overleg betrof een startgesprek om afspraken over de werkwijze vast te leggen. De remuneratiecommissie heeft frequent overleg gevoerd met name gericht op de werving van nieuwe toezichthouders en het doen van een voorstel voor de bezoldiging van de raad van toezicht.
De raad van toezicht heeft in november overleg gevoerd met de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad. De voorzitters van de raad van toezicht en de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad hebben in mei overleg gehad.
5.2. Agendapunten
De commissies brengen voor de reguliere vergaderingen agendapunten in. De voorzitter van de raad van toezicht stelt samen met het college van bestuur een vergaderagenda op. In 2023 zijn onder meer de volgende agendapunten besproken:
ASKO aangelegenheden:
- Goedkeuring Sluiting Catharinaschool
- Goedkeuring Koersplan ASKO
- Goedkeuring Bestuurlijke overdracht KBA (fusie-effectrapportage, due diligence onderzoek, regeling van gevolgen)
- Goedkeuring besturingsfilosofie
- Goedkeuring besturingsreglement
- Goedkeuring managementstatuut
- Goedkeuring jaarverslag en jaarrekening 2022
- Goedkeuring statutenwijziging ASKO
- Onderzoek calamiteit Het Bovenland en evaluatie
- Kadernotitie 2024
- Managementletter 2023
- Meerjarenbegroting 2024 – 2027
- Stelsel voor kwaliteitszorg
- Stakeholdersmanagement
- Stelselwijziging verwerking kosten groot onderhoud
- Actualiteitenrapportages
- Huisvestingszaken
Raad van toezicht aangelegenheden
- Werving en benoeming nieuwe toezichthouder(s)
- Rooster van aftreden raad van toezicht
- Vaststelling bezoldiging raad van toezicht